Was der Copilot-Zwang bei Microsoft 365 wirklich kostet

Drei Wettbewerbsbehörden in drei Ländern werfen Microsoft dasselbe vor: dass der Konzern seine Kund*innen vor der Vertragsverlängerung nicht klar darüber informiert hat, welche Abo-Optionen sie überhaupt haben. In Australien und Großbritannien geht es dabei ausdrücklich um einen günstigeren Tarif ohne Copilot, den Microsoft nie beworben hat. In Australien ist daraus eine Klage geworden, in Italien und Großbritannien laufen Verfahren. Und hier? Hier sitzen Vereine, kleine Betriebe und Familien vor einer Jahresrechnung, die bei Microsoft 365 Personal und Family auf einmal 30 Prozent höher ausfällt, und fragen sich, was dieses bunte Symbol in der Word-Werkzeugleiste zu suchen hat, das niemand bestellt hat.

Was die italienische Kartellbehörde Microsoft vorwirft

Die italienische Wettbewerbsbehörde AGCM, zuständig für Kartell- und Verbraucherschutzrecht in Italien und damit ein Pendant zum deutschen Bundeskartellamt, hat am 26. Juni 2026 ein Verfahren gegen Microsoft eröffnet. Der Vorwurf: Microsoft habe Preiserhöhungen bei Microsoft 365 „fragmentiert” kommuniziert, ohne klarzumachen, dass der höhere Preis mit der Bündelung von Copilot und dem Bildbearbeitungswerkzeug Designer zusammenhängt. Konkret bedeutet das für Privatkund*innen: Microsoft 365 Personal stieg im Januar 2026 von 69 auf 99 Euro im Jahr, Microsoft 365 Family von 99 auf 129 Euro, jeweils rund 30 Prozent mehr. Wer nichts unternahm, wurde automatisch in den teureren Tarif übernommen. Widersprechen oder kündigen ging nur, wenn man aktiv wurde, informiert, wachsam und rechtzeitig.

Genau das ist der Kern des Vorwurfs, und er trifft etwas sehr Menschliches. Die meisten Menschen lesen ihre Kontoauszüge nicht mit der Lupe, und die meisten Vereine haben niemanden, dessen Job es ist, jede Softwarerechnung auf Preisänderungen zu prüfen. Microsoft weiß das. Ein Verfahren wegen mangelnder Transparenz ist ein Verfahren gegen das Ausnutzen von Trägheit. Die Behörde hat bislang kein Bußgeld verhängt und keine Frist gesetzt, das Verfahren läuft.

Italien war dabei nicht das erste Land, in dem Microsoft dafür belangt wird. In Australien läuft seit dem 27. Oktober 2025 sogar eine Klage. Die dortige Wettbewerbs- und Verbraucherschutzbehörde ACCC, das australische Gegenstück zum Bundeskartellamt, hat Microsoft Australia und die Microsoft Corporation an diesem Tag vor dem Federal Court of Australia verklagt, dem australischen Bundesgericht, weil rund 2,7 Millionen Abonnent*innen in die Irre geführt worden seien. Der Vorwurf: Microsoft habe seit dem 31. Oktober 2024 immer nur zwei Wege gezeigt, Copilot schlucken und mehr zahlen oder kündigen, und den dritten verschwiegen, einen günstigeren Tarif ohne Copilot, den Microsoft „Classic” nennt. Am 6. November 2025 hat sich der Konzern dann im eigenen Blog bei seinen australischen Kund*innen entschuldigt, wörtlich unter der Überschrift „An apology to our Microsoft 365 subscribers in Australia”, und allen eine Erstattung angeboten, die bis zum 31. Dezember 2025 auf Classic wechselten.

Eine Entschuldigung also, öffentlich, schriftlich, mit Erstattung. Gut sieben Monate danach eröffnet die AGCM in Italien ihr Verfahren wegen desselben Musters. Und am 29. Juli 2026 kommt das dritte Land dazu. Die britische Wettbewerbsbehörde CMA, das steht für Competition and Markets Authority, hat an diesem Tag ein förmliches Verfahren gegen Microsoft eröffnet, nachzulesen in ihrer Mitteilung auf gov.uk. Der Vorwurf klingt wie eine Kopie des italienischen. Kund*innen von Microsoft 365 Personal und Family seien beim Hinzufügen von Copilot und Designer nicht klar über ihre Abo-Optionen informiert worden und hätten deshalb mehr bezahlt. Es geht ausdrücklich nicht um die Höhe des Preises, sondern darum, was Microsoft vor der Vertragsverlängerung gesagt hat und was nicht. Seit April 2025 darf die CMA Verstöße gegen das britische Recht zu unlauteren Geschäftspraktiken selbst ahnden, ohne den Umweg über ein Gericht, und der Rahmen dafür reicht bis zu 10 Prozent des weltweiten Konzernumsatzes, mindestens aber 300.000 Pfund. Die Behörde schreibt dazu selbst, sie habe in diesem Stadium noch keine Schlussfolgerung darüber gezogen, ob Microsoft gegen das Gesetz verstoßen hat.

Drei Behörden in drei Ländern, ein Vorwurf. Wer einmal unklar kommuniziert, hat sich vertan. Wer sich dafür in Australien öffentlich entschuldigt und in Europa genauso weitermacht, hat ein Geschäftsmodell.

Für Geschäftskund*innen kam zum 1. Juli 2026 die nächste Runde. Microsoft 365 Business Basic wurde von 6 auf 7,50 US-Dollar pro Nutzer*in und Monat teurer, ein Plus von 25 Prozent. Business Standard stieg um 12 Prozent, Business Premium um 11 Prozent, und selbst die großen Enterprise-Tarife E3 und E5 legten um jeweils rund 9 Prozent zu. Auch hier gilt: wer den Vertragsverlängerungstermin verpasst, landet automatisch im neuen, teureren Tarif. Microsoft kündigt solche Änderungen nach eigenen Angaben „sieben Monate im Voraus” an, was auf dem Papier fair klingt und in der Praxis bedeutet, dass die Ankündigung irgendwo in einer E-Mail zwischen Werbung und Newsletter untergeht.

Copilot ist die Ausrede, nicht der Grund

Hier lohnt sich ein zweiter Blick. Copilot ist die von Microsoft genannte Rechtfertigung für die Preiserhöhung, eine KI-gestützte Assistenzfunktion, die in Word, Excel und Outlook Texte vorschlägt, Tabellen zusammenfasst und E-Mails formuliert. Ob Copilot diesen Aufpreis wert ist, kann jede*r für sich beurteilen. Nur wurde diese Frage den meisten Kund*innen nie gestellt. Die Funktion kam gebündelt, ungefragt, und die Rechnung stieg mit ihr, unabhängig davon, ob jemand sie überhaupt nutzt.

Wer glaubt, dass sich das nach ein paar Monaten Ärger in Italien von selbst erledigt, sollte sich den Fall Microsoft Teams anschauen. Die EU-Kommission hat bereits am 27. Juli 2023 ein Verfahren eröffnet, weil Microsoft Teams mit Office bündelt und damit Konkurrenten wie Slack benachteiligt, ausgelöst durch Beschwerden von Salesforce, dem Eigentümer von Slack, und dem Anbieter Alfaview. Das Verfahren trägt die Fallnummer AT.40721. Es läuft seit drei Jahren. Ohne Frist, ohne absehbares Ende. In den zehn Jahren davor hat die EU insgesamt 2,2 Milliarden Euro Kartellstrafen gegen Microsoft verhängt, und trotzdem geht das Geschäftsmodell weiter, weil selbst eine milliardenschwere Strafe für einen Konzern dieser Größe ein Kalkulationsposten ist, kein Warnschuss.

Wer wartet, bis eine Behörde das regelt, zahlt in der Zwischenzeit jede Rechnung weiter. Die AGCM-Ermittlung mag am Ende zu einer Geldstrafe führen, vielleicht sogar zu einer Anpassung der Kommunikationspraxis in der EU. Was sie mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht bewirken wird: dass Microsoft künftig auf Zwangsbündelung von KI-Funktionen verzichtet. Dafür ist die Strategie zu konsequent, um Zufall zu sein. Erst Copilot in Office, dann der Kontozwang bei Windows, dazwischen Teams. Immer dasselbe Muster: die bequeme Voreinstellung führt in die teurere oder datenschutzrechtlich weitreichendere Richtung, und wer das nicht will, muss aktiv gegensteuern.

Die zweite Falle: Windows 10 und der Kontozwang

Der zweite Baustein derselben Masche betrifft nicht Microsoft 365, sondern Windows selbst. Windows 10 lief regulär am 14. Oktober 2025 aus dem Support. Wer danach weiter sichere Updates wollte, brauchte das kostenpflichtige Programm Extended Security Updates, kurz ESU. Nach Streit über die Rechtmäßigkeit der Nutzungsbedingungen im Europäischen Wirtschaftsraum, kurz EWR, dem Verbund aus EU-Staaten plus Island, Liechtenstein und Norwegen, verlängerte Microsoft am 24. Juni 2025 das Programm für Privatkund*innen im EWR kostenlos bis zum 12. Oktober 2027. Die Bedingung dafür: die Anmeldung mit einem Microsoft-Konto statt einem lokalen Konto.

Der Unterschied klingt technisch, ist aber einfach zu verstehen. Ein lokales Konto ist wie ein Schlüssel, der nur zur eigenen Wohnungstür passt: Anmeldedaten und Aktivitätsverlauf bleiben auf dem eigenen Gerät, niemand außerhalb bekommt automatisch etwas davon mit. Ein Microsoft-Konto ist eher wie ein Generalschlüssel, den auch der Vermieter besitzt: man meldet sich mit einer E-Mail-Adresse bei Microsoft an, und der Aktivitätsverlauf wird an Microsoft übertragen, damit er geräteübergreifend verfügbar ist, etwa wenn man auf einem zweiten Rechner weiterarbeiten will. Das ist praktisch, wenn man es will. Es ist ein Datenschutzproblem, wenn man es nicht will und trotzdem keine andere Wahl hat, um kostenlos sicher zu bleiben.

Wer lieber beim lokalen Konto bleibt, kann eine ESU-Lizenz separat kaufen, laut heise.de für rund 31,49 Euro einmalig, gültig für bis zu zehn Geräte im selben Microsoft-Konto. Wichtig dabei: selbst wer beim Windows-Login lokal bleiben will, muss für den Kauf der Lizenz trotzdem ein Microsoft-Konto anlegen, dort wird die Lizenz hinterlegt. Für Unternehmen ist die Rechnung deutlich teurer, rund 400 Euro plus Umsatzsteuer pro Gerät für drei Jahre ESU. Wer außerhalb des EWR lebt, zahlt ohnehin von Anfang an, unabhängig vom Kontotyp, umgerechnet etwa 30 Euro im Jahr.

Du kannst das für sich genommen als kleine Unbequemlichkeit abtun. Zusammen mit der Copilot-Bündelung bei Microsoft 365 ergibt sich aber ein klares Bild: Microsoft konstruiert an mehreren Stellen gleichzeitig Situationen, in denen die bequemste, voreingestellte Option genau die ist, die dem Konzern am meisten nützt, mehr Daten, mehr Umsatz durch KI-Funktionen, mehr Kontobindung. Wer aufmerksam bleibt, kann gegensteuern. Wer es nicht tut, zahlt drauf, im Portemonnaie oder in der Kontrolle über die eigenen Daten.

Vereine zahlen doppelt drauf

Für kleine Vereine kommt noch etwas hinzu, das im öffentlichen Trubel um die Verfahren leicht untergeht. Schon zum 1. Juli 2025, ein Jahr vor der aktuellen Preisrunde, hat Microsoft die kostenlosen Lizenzen für Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 für Vereine und gemeinnützige Organisationen gestrichen. Was übrig blieb: entweder Business Basic, eine reine Web- und Mobile-Version ohne installierbares Desktop-Office, oder ein kostenpflichtiger Tarif mit 75 Prozent Rabatt, Business Premium für 6,60 US-Dollar pro Nutzer*in und Monat, Business Standard für 3,75 US-Dollar. Wer als Verein mehr als 300 Lizenzen braucht, zahlt ohnehin den vollen Preis, Rabatt hin oder her.

Für einen kleinen Sportverein mit ehrenamtlicher Kassenwartin summiert sich das schnell zu einer Position im Haushalt, die vorher schlicht nicht existierte. Und die Ironie dabei: gerade Vereine, die am wenigsten Verhandlungsmacht gegenüber einem globalen Softwarekonzern haben, bekommen die Kürzungen zuerst zu spüren, lange bevor eine Kartellbehörde überhaupt hinschaut.

Ja, der Umstieg hat seine Tücken

An dieser Stelle könntest du erwarten, dass ich jetzt sage: wechsel einfach zu LibreOffice, Problem gelöst. So einfach ist es nicht, und wer das behauptet, verkauft Ideologie statt Beratung. Wer viele Jahre mit verschachtelten Excel-Tabellen arbeitet, die auf VBA-Makros aufbauen, also kleinen Programmen, die Arbeitsschritte in Excel automatisieren, wird bei einem Wechsel zu LibreOffice Probleme bekommen. Die Makros funktionieren dort oft nur teilweise, und beim Speichern können Änderungen verloren gehen. Kein Anbieter, egal ob LibreOffice, OnlyOffice oder Collabora, garantiert hundertprozentige Kompatibilität mit Microsofts Dateiformaten. Die aktuelle Version LibreOffice 26.2 hat die Kompatibilität spürbar verbessert, aber „spürbar besser” ist nicht „perfekt”, und das sollte niemandem verschwiegen werden, der auf diesen Artikel hin einen Umstieg plant.

Das oft zitierte Gegenbeispiel Helsinki, wo ein Umstieg auf OpenOffice um das Jahr 2012 angeblich 74 Prozent teurer wurde als geplant, ist heute kein seriöses Argument mehr. Die Software von damals hat mit den heutigen Alternativen wenig gemeinsam, und wer dieses Beispiel noch als Totschlagargument gegen jeden Umstieg heranzieht, zitiert vierzehn Jahre alte Technik, um eine Entscheidung von heute zu verhindern.

Ein aktuelleres und ehrlicheres Bild liefert Schleswig-Holstein. Von 60.000 Landesbediensteten wechseln dort 30.000 zu LibreOffice, weitere 30.000 Lehrkräfte sollen folgen, rund 80 Prozent der Microsoft-Lizenzen sind bereits gekündigt, 44.000 E-Mail-Postfächer laufen inzwischen über die Open-Source-Lösung Open-Xchange statt über Microsoft Exchange. Die Einsparung liegt bei über 15 Millionen Euro Lizenzkosten im Jahr. Gleichzeitig hat die Gewerkschaft Verdi zurecht kritisiert, dass die Umstellung mit Mehrarbeit und zu wenig Schulung einherging. Beides ist wahr, und beides gehört in die Betrachtung: der Umstieg funktioniert, spart nachweislich Geld, und braucht trotzdem Zeit, Geduld und ein Schulungsbudget, das man nicht vergessen darf.

Herunterskaliert auf die Größe eines kleinen Betriebs oder Vereins heißt das: niemand muss an einem Wochenende alle Rechner umstellen. Du beginnst mit den unkritischen Arbeitsplätzen, testest deine wichtigsten Dokumente und Makros vorab, planst einen halben oder ganzen Schulungstag ein, und behältst für komplizierte Einzelfälle notfalls eine Übergangslösung. Ein Umstieg mit Plan sieht am Anfang langsamer aus und ist am Ende der einzige, der hält.

Was der Wechsel wirklich kostet

Rechnet man die Zahlen gegeneinander, wird der Unterschied deutlich. LibreOffice ist vollständig kostenlos, ohne Lizenzmodell, ohne versteckte Kosten für die Kernfunktionen. Wer professionellen Support, garantierte Sicherheitsupdates und eine Langzeitversion mit Wartungsvertrag will, findet den bei Collabora Online, dem kommerziellen Anbieter hinter einem Teil der LibreOffice-Entwicklung, für 3 Euro pro Nutzer*in und Monat im Business-Tarif bis 99 Nutzer*innen, mit Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Zum Vergleich: allein die Preiserhöhung bei Microsoft 365 Business Standard auf 14 US-Dollar im Monat liegt bereits über dem, was der komplette Collabora-Business-Tarif kostet.

Für Behörden und größere Organisationen gibt es zusätzlich openDesk, eine öffentlich geförderte Bürosoftware-Suite, deren Community-Version komplett kostenlos und voll funktionsfähig ist, mit Download über die Plattform openCode.de. Die kostenpflichtige Enterprise-Version richtet sich an Behörden mit über 500 Nutzer*innen, für kleinere Vereine und Betriebe bleibt praktikabel nur die kostenlose Variante, verbunden mit dem Aufwand, den Server selbst zu betreiben oder betreiben zu lassen. Wer diesen Aufwand scheut, findet mit OnlyOffice eine dritte Alternative, deren Enterprise-Lizenz für rund 1.500 US-Dollar pro Jahr bei 50 gleichzeitigen Verbindungen kalkuliert werden kann.

Kein einziges dieser Angebote zwingt dich dazu, KI-Funktionen mitzukaufen, die du nie bestellt hast. Keines davon migriert dich ohne Zutun in einen teureren Tarif. Und keines davon verlangt für ein kostenloses Sicherheitsupdate ein Konto bei einem einzelnen amerikanischen Konzern.

Was jetzt zu tun wäre

Auf ein Kartellverfahren zu warten kostet nichts außer Zeit, und genau das ist der Punkt: die Zeit läuft während der Wartezeit einfach weiter zu Microsofts Gunsten, jeden Monat ein bisschen mehr Rechnung, jedes Jahr ein bisschen mehr Kontobindung. Wer nicht wechseln will, sollte das aus einer bewussten Entscheidung heraus tun und nicht aus Trägheit, denn genau diese Trägheit ist es, mit der sich inzwischen drei Behörden beschäftigen.

Und wenn du bei Microsoft bleibst, dann wenigstens mit dem Wissen, das Microsoft dir von sich aus nicht gibt. ACCC und CMA beschreiben beide denselben Punkt: Es gibt einen Microsoft-365-Tarif ohne Copilot, Microsoft nennt ihn „Classic”, und er kostet weniger. Für Großbritannien nennt die CMA konkrete Zahlen, 59,99 Pfund im Jahr für Classic Personal gegenüber 84,99 Pfund für die Variante mit Copilot. Der Vorwurf beider Behörden ist genau das: dass Microsoft diese dritte Möglichkeit nicht beworben hat, nicht in die Mail zur Vertragsverlängerung geschrieben und nicht dorthin gestellt hat, wo Kund*innen sie sehen würden, nämlich neben den Kündigen-Knopf. Was davon in Deutschland gilt, musst du dir selbst holen. Frag im Support ausdrücklich und schriftlich nach einem Tarif ohne Copilot, bevor du die nächste Verlängerung bezahlst, und lass dir die Antwort schwarz auf weiß geben. Ein Angebot, nach dem du erst fragen musst, ist trotzdem ein Angebot, und die Frage kostet dich nichts.

Wenn du selbst gerade eine überraschende Rechnung von Microsoft in der Hand hältst, ein Konto zwangsweise umgestellt bekommen hast, oder für deinen Verein, deinen kleinen Betrieb oder deine Familie einen realistischen Plan für den Umstieg auf LibreOffice, Collabora oder openDesk brauchst, dann lass uns darüber reden, bevor die nächste Preisrunde kommt.

Reden wir über deinen Umstieg.

Schreib mir eine E-Mail: Kurz beschreiben, was du vorhast oder was dich beschäftigt. Ich melde mich in der Regel innerhalb eines Werktages. hallo@chrislo.de

Kein Kontaktformular, keine Pflichtfelder, keine Datenspur. Einfach schreiben.