Bayern hat ein Open-Source-Gesetz. Und zahlt 360 Millionen an Microsoft.

Seit dem 1. August 2022 steht in einem bayerischen Gesetz, dass die Behörden des Freistaats bei Neuanschaffungen offene Software verwenden sollen. Offene Software, meist Open Source genannt, ist Software, deren Bauplan öffentlich einsehbar ist, die jede und jeder prüfen, verändern und weitergeben darf und für die niemand jedes Jahr Lizenzgebühren an einen einzelnen Konzern überweist. Vier Jahre sind seitdem vergangen. Bayerns jährliche Ausgaben allein für Microsoft 365 sind seit 2020 auf mehr als das Doppelte gestiegen.

Am 6. August hat heise online Zahlen veröffentlicht, die auf eine Anfrage der SPD-Fraktion im Bayerischen Landtag zurückgehen. Zwischen 2020 und 2025 hat der Freistaat über 258 Millionen Euro an Microsoft gezahlt. Im Doppelhaushalt 2026/27, also im Haushaltsplan für die kommenden zwei Jahre, sind weitere rund 102 Millionen eingeplant. Macht rund 360 Millionen Euro in acht Jahren.

Und jetzt kommt der Teil, der mich interessiert. Nicht die Zahl. Die Frage, warum ein Land mit einem Gesetz, einem Digitalminister und einem öffentlich abgesagten Milliardenvertrag trotzdem jedes Jahr mehr überweist.

360 Millionen, und das ist die Untergrenze

Die Summe ist nicht die vollständige Rechnung. Darin stecken die Ausgaben des Freistaats, also der Ministerien und Landesbehörden. Was die bayerischen Städte, Gemeinden und Landkreise an Microsoft überweisen, ist nicht enthalten. Diese Zahl hat niemand erhoben. Sie kommt oben drauf, und wie groß sie ist, weiß aktuell schlicht keiner.

Die aussagekräftigste Einzelzahl ist ohnehin eine andere. Bayerns Ausgaben für Microsoft 365, also für das Abo-Paket aus Word, Excel, Outlook, Teams und der dazugehörigen Speicherung in der Microsoft-Cloud, sind nach Angaben des bayerischen Digitalministeriums von 8,8 Millionen Euro im Jahr 2020 auf 18,3 Millionen Euro im Jahr 2025 gestiegen. Die bayerische Verwaltung hat sich in diesen fünf Jahren nicht verdoppelt. Der Preis für ihre Bürosoftware schon.

Der SPD-Digitalpolitiker Florian von Brunn, der die Anfrage gestellt hat, fasst das so zusammen: „Bayerns Verwaltung verlagert damit immer mehr Arbeit in die Cloud eines US-Konzerns.“

Ein Gesetz, das niemand brechen muss, um es zu ignorieren

Das Bayerische Digitalgesetz, kurz BayDiG, gilt seit dem 1. August 2022. In Artikel 3 Absatz 4 steht der Satz, um den es hier geht: „Die Behörden des Freistaates Bayern sollen bei Neuanschaffungen offene Software verwenden und offene Austauschstandards nutzen, soweit dies wirtschaftlich und zweckmäßig ist.“

Lies den Satz ruhig zweimal. Er ist besser als das, was viele andere Bundesländer haben, weil er in einem Gesetz steht und nicht in einem Strategiepapier, das man nach dem nächsten Ministerwechsel wieder einsammelt. Und er ist trotzdem folgenlos geblieben, aus drei Gründen, die alle im Satz selbst stehen.

„Sollen“ bedeutet im Verwaltungsdeutsch nicht „müssen“. Es bedeutet: im Regelfall ja, im begründeten Einzelfall nein. „Bei Neuanschaffungen“ bedeutet: was schon läuft, läuft weiter. Und „soweit dies wirtschaftlich und zweckmäßig ist“ ist die Tür, durch die am Ende alles wieder hinausspaziert. Für Gemeinden und Landkreise ist das Ganze ohnehin nur eine Empfehlung ohne jede Verbindlichkeit.

Der Lock-in schreibt sich seine Rechtfertigung selbst

Dieser Wirtschaftlichkeitsvorbehalt ist keine Schlamperei im Gesetzestext. Er ist die Stelle, an der sich die Katze in den eigenen Schwanz beißt. Fachleute nennen den Zustand Lock-in, eingesperrt sein: Du kannst den Anbieter theoretisch jederzeit wechseln, aber alles, was du in den letzten Jahren aufgebaut hast, ist so tief mit seinen Produkten verwachsen, dass der Wechsel praktisch unbezahlbar wird. Wer diesen Mechanismus einmal verstanden hat, sieht ihn überall wieder.

Eine Behörde arbeitet nicht mit Word allein. Sie arbeitet mit Fachverfahren, so heißen die Spezialprogramme, mit denen eine Behörde ihre eigentliche Arbeit erledigt: die Software fürs Melderegister, für Bauanträge, für die Grundsteuer. Diese Programme geben Dokumente in Microsoft-Formaten aus, sie klinken sich in Outlook ein, sie erwarten eine bestimmte Ablagestruktur in der Microsoft-Cloud. Dazu kommen zehntausende Dokumentvorlagen mit Makros, also kleinen eingebauten Automatik-Befehlen, die in genau einem Programm laufen und sonst nirgends.

Wenn nun irgendwo eine einzelne Neuanschaffung ansteht und jemand pflichtgemäß prüft, ob eine offene Lösung „wirtschaftlich und zweckmäßig“ wäre, lautet die Antwort im Einzelfall fast immer nein. Nicht weil die offene Lösung schlechter wäre, sondern weil sie in eine Umgebung müsste, die seit einem Jahrzehnt auf die Konkurrenz zugeschnitten ist. Der Umstieg kostet in diesem einen Fall mehr als das Verlängern. Also verlängert man.

Und im nächsten Fall wieder. Und im übernächsten. Jede einzelne dieser Entscheidungen ist für sich genommen sauber begründet, und die Summe aus lauter sauber begründeten Einzelentscheidungen ist eine Abhängigkeit, die jedes Jahr teurer wird. Wer einmal drin ist, bekommt vom System selbst jährlich eine frische Begründung geliefert, warum er drin bleiben soll. Das Gesetz von 2022 hat daran nichts geändert, weil es genau diesen Automatismus nicht anfasst.

Dein Verein macht dasselbe, nur mit weniger Nullen

Und hier hört das auf, bayerische Landespolitik zu sein.

Stell dir einen Sportverein vor. Vierhundert Mitglieder, ein ehrenamtlicher Vorstand, der sich vor zwei Jahren vorgenommen hat, von Microsoft wegzukommen. Kosten, Datenschutz, ein ungutes Gefühl bei der Sache mit der Cloud. Der Beschluss steht sogar im Protokoll.

Dann kommt der September. Die Mitgliederverwaltung läuft in einer Excel-Tabelle, in die vor sechs Jahren jemand Makros eingebaut hat, der inzwischen weggezogen ist. Die Einladungen zur Jahreshauptversammlung liegen als Word-Vorlagen auf OneDrive. Die Kassenwartin ist siebenundsechzig, kennt Outlook und sonst nichts, macht diesen Job seit elf Jahren ehrenamtlich und macht ihn gut. Und die Beitragsabrechnung muss in vier Wochen raus.

Also verlängert ihr das Abo. Noch ein Jahr. Wirtschaftlich und zweckmäßig, im Einzelfall unbestreitbar richtig.

Wenn du das schon einmal getan hast, verstehst du Bayern besser als jeder Kommentar in der Zeitung. Der Freistaat tut nichts anderes als dein Verein, nur mit einem Digitalministerium davor und sechs Nullen mehr dahinter.

Was der Cloud Act mit eurer Mitgliederliste zu tun hat

Ein Punkt, der bei alldem gern untergeht, weil er nach Jura klingt und nicht nach Alltag.

Der US Cloud Act ist ein amerikanisches Gesetz von 2018. Es erlaubt US-Behörden unter bestimmten Bedingungen den Zugriff auf Daten, die bei US-Unternehmen liegen, und zwar unabhängig davon, in welchem Land die Server stehen. Ein Rechenzentrum in Frankfurt ändert daran nichts, solange die Firma, die es betreibt, amerikanischem Recht unterliegt. Und Microsoft 365 ohne Verbindung nach Redmond gibt es nicht, so ist das Produkt gebaut. Für eine Behörde ist das ein staatspolitisches Problem. Für deinen Verein ist es die Frage, warum die Geburtsdaten, Adressen und Kontoverbindungen von vierhundert Menschen, die euch das anvertraut haben, in einem System liegen, über das eine fremde Regierung mehr zu sagen hat als ihr.

Schleswig-Holstein zeigt, dass es geht, und liefert Zahlen dazu

Damit das hier nicht als Achselzucken endet: Es gibt ein Bundesland, das denselben Berg vor sich hatte und trotzdem losgelaufen ist.

Schleswig-Holstein hat nach Angaben der Landesregierung vom Dezember 2025 knapp 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung auf LibreOffice umgestellt, eine freie Bürosoftware für Texte, Tabellen und Präsentationen, die nichts kostet. Microsoft Office und Outlook sind dort deinstalliert oder werden gerade entfernt. Knapp 44.000 E-Mail-Postfächer laufen auf Open-Xchange, einer Groupware, also einem System für E-Mail, Kalender und Kontakte, das an die Stelle von Outlook und Exchange tritt. Die Ersparnis bei den Lizenzkosten liegt nach eigenen Angaben bei über 15 Millionen Euro pro Jahr, dem stehen für 2026 neun Millionen Euro einmalige Investition in die Umstellung gegenüber.

Die restlichen 20 Prozent hängen an genau denselben Fachverfahren, die Bayern ausbremsen. Der Unterschied ist, dass Schleswig-Holstein die 80 Prozent trotzdem gemacht hat, statt auf die Lösung für die 20 zu warten. Und die Mitarbeiter*innen dort tippen ihre Vermerke seitdem in LibreOffice, ohne dass das Land untergegangen wäre.

In Bayern passiert etwas, nur eben sehr wenig

Fair bleiben: Untätig ist der Freistaat nicht. Digitalminister Fabian Mehring hat im Mai 2026 die Verhandlungen über einen Rahmenvertrag beendet, also über eine langfristige Sammelvereinbarung, mit der Microsoft 365 flächendeckend in der Staatsverwaltung eingeführt worden wäre. Volumen: rund eine Milliarde Euro über fünf Jahre. Sein Satz dazu lautet: „Wir haben keine Zeit mehr, um wohlfeil über die Bedeutung digitaler Souveränität zu diskutieren, angesichts der geopolitischen Lage müssen wir aus dem Reden ins Machen kommen.“

Was seitdem läuft, ist ein Modellversuch an einem Fünftel der Arbeitsplätze im Digitalministerium, dazu bei einer nachgeordneten Landesanstalt und auf Rechnern einzelner Kommunen. Von Brunn nennt das „ein paar Dutzend Arbeitsplätze“ und hält es für zu wenig. Parallel dazu haben Bund und Länder vereinbart, dass bis spätestens 31. März 2027 souveräne Alternativen zu proprietärer Arbeitsplatzsoftware verfügbar sein sollen. Proprietär heißt: Software, die einer Firma gehört, deren Innenleben niemand einsehen darf und deren Bedingungen dieselbe Firma jederzeit ändern kann. Verfügbar, nicht eingeführt. Zwischen diesen beiden Wörtern liegen Welten und ein paar hundert Millionen Euro.

Der gestoppte Vertrag betraf die Zukunft, die laufenden Verträge betreffen die Gegenwart. Deshalb steigen die Kosten weiter, während politisch das Gegenteil verkündet wird.

Die Reihenfolge entscheidet, ob dein Umstieg gelingt

Damit zu dem Teil, den du tatsächlich brauchst. Der teuerste Fehler beim Ausstieg steckt in der Reihenfolge.

Fast alle fangen bei den Programmen an, weil man die sieht. LibreOffice installieren, Word runterwerfen, erledigt. Und dann liegen die Dateien weiterhin auf OneDrive, die Termine weiterhin im Microsoft-Kalender, die Mails weiterhin bei Outlook.com. Jetzt hast du zwei Systeme statt einem, doppelte Pflege und doppelte Verwirrung, und nach drei Monaten benutzen alle wieder das Alte, weil es einfacher ist. Genau so scheitern Umstiege, in Vereinen wie in Ministerien.

Andersherum funktioniert es.

Erst die Daten aus der fremden Cloud holen

Konkret heißt das: Dateien runter von OneDrive oder Google Drive und rauf auf eine Ablage, die euch gehört. Für Vereine und kleine Betriebe ist das in aller Regel Nextcloud, eine freie Software für Dateiablage, Kalender und gemeinsames Arbeiten, die entweder auf einem kleinen eigenen Rechner im Vereinsheim läuft oder bei einem europäischen Anbieter gemietet wird, der nicht unter US-Recht steht. Danach die E-Mail: weg von Outlook.com oder Gmail, hin zu Mailbox.org, Posteo oder Tuta. Dieser Schritt tut einmal kurz weh, weil alle ihre Adresse ändern müssen, und ist danach für immer erledigt.

Erst wenn die Daten in eurer Hand sind, habt ihr überhaupt die Freiheit, das Programm zu tauschen, mit dem ihr sie öffnet. Vorher verhandelt ihr aus einer Position heraus, in der der Anbieter eure Inhalte als Pfand hält.

Dann die Programme tauschen

Office zuerst, weil es der harmloseste Schritt ist. LibreOffice oder OnlyOffice statt Word und Excel, beide öffnen eure bestehenden Dateien, beide speichern in Formaten, die auch die Gegenstelle lesen kann. Und wenn es nicht klappt, installiert ihr das Alte wieder. Diese Umkehrbarkeit ist das beste Argument gegenüber einem nervösen Vorstand.

Videokonferenzen als Nächstes, weil daran am wenigsten hängt. Jitsi, BigBlueButton oder das in Nextcloud eingebaute Talk statt Teams. Ich habe noch niemanden getroffen, der Teams nach dem Wechsel vermisst hätte.

Und zum Schluss das, was wirklich weh tut: die eine Excel-Datei mit den Makros, an der die halbe Vereinsarbeit hängt. Die ersetzt du nicht durch irgendeine andere Tabelle, sondern durch ein richtiges Vereinsverwaltungsprogramm, oder du lässt sie als Letztes stehen und lebst noch ein Jahr mit ihr. Beides ist vertretbar. Nicht vertretbar ist, die ganze Umstellung an dieser einen Datei scheitern zu lassen. Genau das tut Bayern gerade mit seinen Fachverfahren.

Wie lange das wirklich dauert

Ich nenne dir keine Zahl, die dir gefällt. Ein Verein mit vierhundert Mitgliedern, ehrenamtlichem Vorstand und einer Handvoll Leuten, die tatsächlich regelmäßig am Rechner sitzen, ist nach meiner Erfahrung nicht an einem Wochenende umgestellt. Rechne mit einem halben Jahr. Nicht weil die Technik so lange braucht, die ist an zwei Nachmittagen erledigt, sondern weil Menschen Gewohnheiten haben und Ehrenamtliche nebenher noch ein Leben. Plane ein paar Wochen für die Datenablage ein, eine Übergangszeit, in der beides parallel läuft, und mindestens eine Person, die den Umstieg begleitet, weil man eine siebenundsechzigjährige Kassenwartin nicht mit einem Link auf eine Anleitung allein lässt.

Ein halbes Jahr klingt nach viel. Bayern diskutiert seit vier.

Abhängigkeit entsteht nicht durch Fehler

Das eigentlich Bemerkenswerte an den 360 Millionen ist, dass sie das Ergebnis von lauter vernünftigen Einzelentscheidungen sind. Niemand in München hat je beschlossen, 360 Millionen Euro an Microsoft zu überweisen. Alle haben Jahr für Jahr im Einzelfall das Naheliegende getan, und am Ende von acht Jahren steht diese Zahl da. So entsteht Abhängigkeit: nicht durch einen Fehler, sondern durch tausend kleine, jeweils gut begründete Verlängerungen.

Der Kreislauf bricht an genau einer Stelle auf, und die heißt nicht Gesetz. Er bricht auf, wenn jemand aufhört, den nächsten Einzelfall zu bewerten, und stattdessen einen Plan mit einem Datum darauf schreibt. Schleswig-Holstein hat das getan. Bayern hat ein Gesetz.

Wenn dein Verein, dein Betrieb oder dein Haushalt an genau dieser Stelle steht, seit Jahren wegwill und es jedes Jahr aus lauter guten Gründen verschiebt, dann ist das der Punkt, an dem ich dazukomme. Ich mache die Bestandsaufnahme, sage dir ehrlich, was wie lange dauert, was es kostet und was du besser noch ein Jahr stehen lässt, und begleite den Umstieg, statt dir eine Anleitung zu schicken und dir viel Erfolg zu wünschen.

Reden wir über deinen Umstieg.

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